Breng de rust terug

Als de prioriteiten en doelen bekend zijn kunnen de ideale klanten en hun behoeften in kaart gebracht worden. Welk producten of diensten willen zij graag hebben? Wat betekent dat voor de organisatie, worden deze nu al geleverd? Zijn er diensten of producten die niets toevoegen? Moeten er producten of diensten bijkomen?

Van hieruit kunnen de benodigde (interne) processen opnieuw ontworpen worden. Vergeet bestaande ontwerpen, maar ga uit van het heden en de ideale klant. Vaak zijn organisaties jarenlang hetzelfde ingericht geweest, terwijl de omgeving flink veranderd is en hierdoor de concurrentiepositie én de eigen toekomst serieus in gevaar is.

Processen ontwerpen is simpeler als je denkt. Begin vanaf de eindklant en het gewenste product of dienst terug de organisatie in. Neem hier ook de ondersteunende diensten rondom de klant in mee. Er zijn tal van methodes om dit aan te pakken.

Stel procedures op en begin bij de gewenste uitkomst van elk proces en werk terug naar de stappen die hiervoor nodig zijn. Hoeveel FTE is nodig, welke handelingen worden uitgevoerd, welke vaardigheden zijn hiervoor nodig, welke middelen, welke systemen, welke instructies? 

Probeer voor elke stap de uitkomst te kwantificeren in tastbare producten, oftewel wat is de streefwaarde die medewerkers gemiddeld in die stap gegenereerd hebben en hoeveel tijd was nodig: 5 nieuwe leads per week, 10 regels software per dag, 10 broden per uur, 3 facturen per uur, 6 uur zorg per dag, 5 nieuwe medewerkers inboeken per week, etc. En vergeet niet de medewerkers hierbij te betrekken, zij weten als geen ander wat wel en wat niet werkt in de praktijk.