QuickScan

Slimmer werken
Klanttevredenheid stijgt
Tevreden collega’s
Betere marges
Ontdek groeikansen

QuickScan aanvragen

Breng de rust terug

Breng de rust terug in jouw organisatie.

Werkdruk wordt een vicieuze cirkel

Er blijft steeds meer werk liggen, de prioriteiten zijn niet meer in beeld en klanten beginnen hun onvrede te uitten. 

Herkenbaar? Dan zijn de organisatiedoelen niet meer in beeld en is de interne organisatie waarschijnlijk niet meer in control. 

Tijd om te stoppen met rennen en even stil te gaan staan. Het terugkrijgen van rust in de organisatie moet de hoogste prioriteit krijgen, zodat vanuit structuur, afspraken en realistische doelstellingen klanten weer tevreden worden en medewerkers weer betrokken raken.

Een ander risico van hit and run is het verwaarlozen van opleidingen en leermogelijkheden voor medewerkers. Medewerkers blijven daardoor stil staan in de eigen ontwikkeling en in de combinatie met een hoge werkdruk is het risico groot dat deze de organisatie gaan verlaten of ziek thuis komen te zitten. Wat weer als gevolg heeft dat de werkdruk verder oploopt.

Het is dus van groot belang zo snel mogelijk uit deze vicieuze cirkel te komen, maar waar te beginnen? In dit artikel helpen we je op weg!

 

Stel de juiste prioriteiten

Zonder prioriteiten vaar je in de mist. Het is aan directie om een heldere visie te hebben met bijbehorende SMART gemaakte doelen. Zijn de doelen nog niet SMART, dan is dit eerst van belang, immers de rest van de organisatie is verantwoordelijk om deze te vertalen naar de operatie. Hierdoor wordt duidelijk waar de prioriteiten liggen voor managers en medewerkers.

Voor bijvoorbeeld een zorgorganisatie is het belangrijk om samen te werken met ketenpartners. Hierdoor stijgt de kwaliteit van de zorg door betere overdrachten en is er een veel betrouwbaarder dossier voor gerichte zorgverlening. Innovatieve projecten zijn ook belangrijk binnen de zorg, maar hiervoor is vaak de capaciteit niet voldoende aan boord. Hierdoor stagneren projecten en gaan rendement en resultaat verloren. Directie zou de visie dan kunnen aanpassen zodat innovaties worden ingekocht in plaats van intern ontwikkeld.

Deze interne innovatie projecten kunnen worden gestopt worden de vrijgekomen tijd kan ingezet worden voor een betere focus op de keten samenwerking.

De klant bepaalt het proces

Als de prioriteiten en doelen bekend zijn kunnen de ideale klanten en hun behoeften in kaart gebracht worden. Welk producten of diensten willen zij graag hebben? Wat betekent dat voor de organisatie, worden deze nu al geleverd? Zijn er diensten of producten die niets toevoegen? Moeten er producten of diensten bijkomen?

Van hieruit kunnen de benodigde (interne) processen opnieuw ontworpen worden. Vergeet bestaande ontwerpen, maar ga uit van het heden en de ideale klant. Vaak zijn organisaties jarenlang hetzelfde ingericht geweest, terwijl de omgeving flink veranderd is en hierdoor de concurrentiepositie én de eigen toekomst serieus in gevaar is.

Processen ontwerpen is simpeler als je denkt. Begin vanaf de eindklant en het gewenste product of dienst terug de organisatie in. Neem hier ook de ondersteunende diensten rondom de klant in mee. Er zijn tal van methodes om dit aan te pakken.

Stel procedures op en begin bij de gewenste uitkomst van elk proces en werk terug naar de stappen die hiervoor nodig zijn. Hoeveel FTE is nodig, welke handelingen worden uitgevoerd, welke vaardigheden zijn hiervoor nodig, welke middelen, welke systemen, welke instructies? 

Probeer voor elke stap de uitkomst te kwantificeren in tastbare producten, oftewel wat is de streefwaarde die medewerkers gemiddeld in die stap gegenereerd hebben en hoeveel tijd was nodig: 5 nieuwe leads per week, 10 regels software per dag, 10 broden per uur, 3 facturen per uur, 6 uur zorg per dag, 5 nieuwe medewerkers inboeken per week, etc. En vergeet niet de medewerkers hierbij te betrekken, zij weten als geen ander wat wel en wat niet werkt in de praktijk.

Wellicht ook interessant
voor jou

Klaar voor de volgende stap?

2-kleurrijker-profiel
2024 Elevate